August 2018 - Spesen im Lichte des Steuer- und Arbeitsrechts

 

Ein Beitrag des GHR Tax Team

Gerhard Roth
Regina Schlup Guignard

 

Ausgangslage

Spesen sind durch den Arbeitgeber im Lohnausweis zu deklarieren. Da der Lohnausweis eine Urkunde ist, stellt eine unkorrekte Deklaration durch den Arbeitgeber eine strafbare Falschbeurkundung dar. In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, wie allfällige Spesen zu vergüten und zu deklarieren sind. Kaum ein anderes Thema verknüpft Arbeitsrecht und Steuerrecht derart intensiv wie die Spesen. Diese GHR TaxPage gibt Ihnen einen Überblick über die aktuelle Situation mit einem Exkurs zum Spesenreglement.

 

Arbeitsrechtlicher Spesenbegriff

Gemäss den Bestimmungen des Arbeitsrechts hat der Ar­beitnehmer sämtliche die dem Arbeitnehmer während der Ausführung der Arbeit notwendigerweise entstande­nen, geschäftlich bedingten Auslagen zu ersetzen. Dieser Ersatz ist zwingend. Die Spesen können dabei nach tat­sächlichem Aufwand gemäss Belegen oder als Pauschale vergütet werden.

Fallen die Auslagen vor oder nach der eigentlichen Ar­beitszeit des Arbeitnehmers an, stellen deren Ersatz keine Spesen im arbeitsrechtlichen Sinn dar. Ebenfalls nicht un­ter den Spesenbegriff fallen Spesenpauschalen, welche regelmässig über den effektiven Spesen liegen. Diese haben Lohncharakter und sind somit sozialabgabepflich­tig.

Effektive Spesenvergütungen

Werden die Spesen "effektiv" vergütet, hat der Arbeit­nehmer pro Spesenereignis einen Beleg beizubringen. Da­bei gilt es gewisse Höchstwerte zu beachten. Werden diese eingehalten, müssen die Spesen auf dem Lohnaus­weis nicht gesondert ausgewiesen werden. Einen Sonderfall bilden die gemischt genutzten Geschäftsfahr­zeuge. Diese sind mit 0.8% des Kaufpreises (pro Monat) in Ziffer 2.2 des Lohnausweises zu erfassen. Zudem ist das Feld "F" anzukreuzen, sofern die Kilometer nicht mit mindestens 70 Rp. entschädigt werden.

Pauschale Spesenvergütungen

Pauschale Spesenvergütungen sind Entschädigungen, die ungeachtet ihrer effektiven Anzahl und Höhe der Kosten pro Spesenereignis für einen bestimmten Zeitraum pau­schal vergütet werden. Arbeitsrechtlich steht Pauschal­spesen nichts entgegen.

 

Exkurs: genehmigtes Spesenreglement

 

Steuern

Die Ausarbeitung eines Spesenreglements ist insbeson­dere in jenen Fällen sinnvoll, in denen der Nachweis der effektiven Spesen für das Unternehmen einen unverhält­nismässigen Aufwand darstellt. Das trifft regelmässig auf die Spesensituation bei Kader- oder Aussendienstmit­arbeitern zu. Bei der Ausarbeitung eines Spesenregle­ments sind jedoch gewisse Parameter zu beachten. Mass­gebend sind auch hier die geschäftsmässig begründeten Spesen. Der Teilnehmerkreis bei Pauschalspesen muss klar definiert sein. Die Pauschalspesen stellen eine vereinfachte Abrechnung von Kleinauslagen dar. Letztere dürfen somit nicht mehr geltend gemacht werden. Als "Kleinspesen" gelten grundsätzlich Auslagen unter CHF 50.00. Dabei werden kumulierte Spesenbelege (z.B. Mehrfahrtenkarten) für die Bestimmung des Grenzwertes in ihre Einzelleistungen aufgeteilt (je Fahrt als 1 Spesenereignis).

Spesenreglemente bedürfen zu ihrer Verbindlichkeit der Genehmigung durch die Steuerverwaltung am Sitz der Arbeitgeberin. Richtet das Unternehmen Pauschalspesen aus, so entfällt durch die Genehmigung die Pflicht zum Nachweis der Kleinauslagen. Werden hingegen Pauschalspesen ohne Genehmigung durch die zuständige Steuerbehörde ausgerichtet, sind unbedingt die Spesenbelege aufzubewahren, um die Spesenhöhe bei einer allfälligen Steuerkontrolle belegen zu können.

 

Arbeitsrecht

Werden Spesenreglemente bei laufenden Arbeitsverträgen eingeführt, ist Vorsicht geboten. Da dadurch die Leistungen des Arbeitgebers neu geregelt werden, stellt dies regelmässig eine zustimmungspflichtige Vertragsanpassung dar.

 

Fazit

Spesen sind ein sowohl für den Arbeitnehmer, als auch für den Arbeitgeber interessantes Entschädigungsinstrument. Dies nicht zuletzt auch in steuerlicher Hinsicht. Sie unter­liegen deshalb klaren Anforderungen. Werden diese nicht eingehalten, verkehren sich die Vorteile schnell in teure, kaum zu korrigierende Nachteile für alle Parteien.

 

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